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合同管理制度

——宝色司字【2012】61号
2013-7-11 9:24:35 点击数:7957

第一章 总 则

第一条 为加强合同管理,适应湖南宝山有色金属矿业有限责任公司(以下简称公司)发展需要,使合同洽谈、签订、履行、监督的过程和程序科学化、规范化,规避和防范法律风险,保障公司在经营活动中的合法权益,特根据《中华人民共和国合同法》以及公司章程的规定并结合本公司的实际情况制定本制度。

第二条 本制度所指合同包括合同(协议)正本、附件、补充协议、会议纪要、备忘录等以及其它以合同形式存在的书面文件。凡属于本制度规定的合同,一律采用书面形式签订。严禁口头协议或非正式书面协议。禁止合同履行在先、书面合同签订在后的补签合同的行为。

第三条订立合同,必须遵守国家的法律、法规,符合国家政策规定,维护公司的利益。     

第四条 签订合同实行洽谈权、审查权、批准权相对独立、互相制约的原则。

第五条 严格按照按权限进行合同管理工作,严禁越权签订合同和处分合同事宜。

 

第二章 机构设置及职责划分

第六条 公司行政管理部(董事会办公室)负责合同的归档、汇总。

法律事务部负责公司的合同审查、监督工作。

法律事务部有关合同管理的具体职责如下:

(一)制订、修改公司合同管理规章、制度;

(二)制订、修改公司常用合同的示范文本;

(三)审查公司拟签订合同,并签署意见;

(四)参与公司重大(金额30万元以上的)合同谈判,负责公司重大合同的起草、修改工作;

(五)负责公司合同统计和分析工作;

(六)负责监督公司合同履行情况,根据本制度规定对各单位合同签署、履行情况进行检查、监督;

(七)公司赋予的其他职权。

第七条 公司各职能部门是合同意向提出的基本单位,负责办理与合同签订相关的前期工作,合同的拟订、签署及履行工作,为合同承办单位。

第三章 合同拟订前工作

第八条 尽职调查

承办单位为顺利签订合同,保证合同履行,防范风险发生,应对包括但不限于下列事项进行尽职调查,收集相应资料,并应出具调查报告:

(一)合同对方主体资格;

(二)合同对方资信状况;

(三)拟交易标的概况;

(四)合同对方履约能力;

(五)合同对方授权情况;

(六)依该项交易需要调查的其他事项。

第九条 可行性分析论证

上述调查工作完成后,承办单位应对交易事项的可行性进行分析论证。

第十条 协商谈判

承办单位决定交易的,应当就交易的主要事项与合同对方协商谈判。承办单位可以根据具体情况邀请相关职能部门参与合同谈判,但重大合同(金额30万元以上的)必须有法律事务部和财务管理部等相关部门参与,审计监察部应派人监督。并根据协商谈判的进程及交易需要,可与合同对方形成谈判纪要、意向书、备忘录或框架协议等文件。

如交易事项涉及招投标工作的,按照公司《招投标管理办法》执行。

 

第四章 合同文本的拟订

第十一条 经谈判协商,谈判各方就交易的主要事项达成一致,需要签订合同的,依照本章规定拟订合同文本。

第十二条 法律事务部根据公司业务状况制订公司业务中常用的合同示范文本,供承办单位签订合同时参照使用。

第十三条 承办单位可根据交易情况自行拟订合同,涉及对外投资、融资、企业收购、兼并、股权转让、矿业权交易、担保等合同事项,或合同标的金额在10万元以上的,应提交法律事务部拟定或审定合同文本。

第十四条 承办单位提交法律事务部拟订合同时,应当提供与该项交易事项有关的全部资料。法律事务部应在受理该项事务后5个工作日内提供合同文本。

法律事务部认为承办单位提供的资料不齐全的,应及时通知承办单位补充提供资料。承办单位应当于接到通知后3个工作日内按法律事务部的要求补充相关资料。法律事务部自接到承办单位的补充资料后重新计算提供合同文本时间。

第十五条 承办单位或法律事务部提供拟订合同的相关资料时,除提供纸介文本外还应提供相应的电子文本。

法律事务部向承办单位提交其拟订的合同文本时,应同时提交相应的电子文本。

第十六条  拟订的合同一般应当符合下列要求:

(一)合同主体合格;

(二)合同主要条款齐备;

合同主要条款应包括但不限于以下内容:标的、数量、质量、价款、履行期限、地点和方式、履约担保以及违约责任、争议解决、生效条件、法律适用等;

(三)双方的权利义务明确;

(四)言词规范简洁、意思表达准确。

 

第五章 合同的审查

第十七条 承办单位拟签订的合同在签订之前应依照本章规定提交相关部门和领导进行审查。

第十八条 承办单位提交审查拟签订合同时,应当填写《合同流转单》(详见附件)并在《合同流转单》上签署意见。

法律事务部接到承办单位送审的合同后按照本制度规定对送审合同从法律角度进行审查,并签署意见。

第十九条 审查合同应当包括但不限于下列内容:

(一)合同主体是否合格;

(二)合同的主要条款是否齐备;

(三)合同主要条款的意思表示是否一致;

(四)合同当事人权利义务是否明确;

(五)合同法律风险的防范措施是否切实可行;

(六)有从合同的,主从合同相互间有无矛盾;

(七)若是补充合同,是否和原合同保持一致性;

(八)合同附件是否齐全;

(九)是否构成关联交易;

(十)是否构成对公司重大影响;

(十一)依照合同应当审查的其他事项。

 

第六章 合同的批准、签订与备案

第二十条 经审查通过后的合同应当依据本章规定履行批准、签订与备案程序。

第二十一条 除承办单位已获授权可自行决定签订合同的情形外,应当按照《公司章程》、《董事会议事规则》、《总经理工作制度》等确定的权限,履行合同签订的批准程序。

第二十二条 董事长有权审批、签订包括需股东会和董事会审议批准同意的公司对内对外的所有合同。

涉及对外投资、融资、企业收购、兼并、股权转让、矿业权交易、担保等合同必须由董事长审批。

第二十三条  公司总经理经授权批准、签订下列合同:

 合同金额不大于200万元的包括但不限于采购合同、承揽合同、建设工程合同、技术合同等合同。

第二十四条 分管业务的副总经理根据授权负责批准、签订以下合同:

(一)生产经营正常业务销售合同;

(二)合同金额在30万以下的包括但不限于采购合同、承揽合同、建设工程合同、技术合同等合同。

第二十五条  对已履行批准程序的合同,除本制度对合同签署人另有规定外,公司各类合同的默认签署人为分管业务的副总经理。

上述合同的审批权不得转授权,签约权如有授权或转授权的,必须根据公司法定代表人授权签发授权委托书。

第二十六条 签订合同需加盖公司印鉴时,应当按照公司有关印信使用管理规定办理。

第二十七条 已签订的合同应在合同签订后5个工作日内提交相关部门备案。

 

第七章 合同的履行

第二十八条 合同生效后应当依据法律、法规、规章、有关政策规定及合同的约定全面适当履行。合同履行由合同承办单位指定的人员负责。

第二十九条 合同对方负有先履行义务而未履行的,视具体情况承办单位可以以书面形式要求对方先履行义务。在对方尚未履行前,承办单位应当拒绝履行相应义务。

第三十条 合同双方当事人负有同时履行义务的,在合同对方未履行其义务前,承办单位可以拒绝履行相应义务。

第三十一条  承办单位负有先履行义务的,如有相应证据证明合同对方经营状况严重恶化,转移财产、抽逃资金、丧失商业信誉或有其他丧失或可能丧失履约能力的情形时,承办单位可以要求对方说明情况并提供适当、切实担保,合同相对方拒绝提供的,承办单位可以拒绝履行,在规定的期限内合同相对方上述情形尚未消失且未能提供担保的,承办单位可以根据本制度的规定解除合同。

第三十二条 公司法律事务部有权定期或不定期地监督、检查承办单位履行合同的情况。承办单位应当配合法律事务部的监督、检查工作,按照法律事务部的要求提供履行合同的有关资料和说明相关问题的情况。对于重大合同无论是货物贸易、技术服务、咨询,还是工程竣工等均应严格验收手续,对质量、数量等应依合同条款严格把关,同时保留验收资料原件。所有合同均需经业务部门领导和业务员在《合同履行情况登记表》签名后方可付款,重要、大额合同必须经业务部门、法律事务部、审计监察部、财务管理部、企业管理发展部等相关职能部门共同会签后,才可以最终付款。

 

第八章 合同的变更和解除

 第三十三条 合同依双方约定或与对方协商后可以变更。

 第三十四条 合同变更,经与合同对方协商一致后,依照本制度第六章的规定履行批准程序,并以书面形式确定变更内容。

第三十五条 有下列情形之一的,承办单位有权解除合同:

(一)因不可抗力致使不能实现合同目的的;

(二)履行期限届满前,合同对方明确表示或以其行为表明不履行合同主要义务的;

(三)合同对方迟延履行主要义务,经催告后在合理期限内仍未履行的;

(四)合同对方迟延履行义务或有其他违约行为,致合同目的不能实现的;

(五)董事长基于公司利益的考虑,认为应当解除合同的;

(六)合同约定的其他可以解除合同的情形。

因前述事项解除合同的,应按照合同的约定处理相关后续事宜。

第三十六条 承办单位解除合同应当以书面形式通知合同对方,承办单位必须取得解除合同的通知,作为送达对方的证据。

第三十七条  解除合同的通知应当以下列方式送达:

(一)直接送达。直接送达应由承办单位指派专人将通知送达对方,并取得对方收悉通知的文字依据;

(二)公证送达。承办单位委托公证机构将解除合同的通知送达对方,并由公证机构出具已送达对方的公证文书;

(三)委托送达。承办单位可委托与本合同无任何利害关系的第三方将解除合同的通知送达对方,并取得对方收悉通知的文字依据;

(四)其他送达方式。以上述方式无法取得送达证据的,承办单位应取得两名以上无利害关系的第三人证实确已送达通知的证据。

第三十八条  承办单位拟解除合同的,应当于解除合同前提交法律事务部进行审查,并依《公司章程》、《董事会议事规则》、《总经理工作细则》及本制度第五章规定的权限履行批准程序。

第三十九条 合同对方提出解除合同的,承办单位应在收到解除合同的通知后,及时研究处理意见,并依下列方式处理:

(一)承办单位不同意解除合同的,应当交法律事务部处理,法律事务部根据实际情况确定采用诉讼或仲裁的方式解决;

(二)承办单位同意解除合同的,应当将该事项提交法律事务部审查,并按《公司章程》、《董事会议事规则》、《总经理工作细则》及本制度第六章规定的权限等履行批准程序。

第四十条  解除合同时,承办单位及相关部门应当充分考虑解除合同的法律后果,对尚未履行的合同应当终止合同;已经履行的,应当根据履行情况和合同性质,拟定恢复原状或其他补救措施的方案,并提出赔偿损失的范围、金额及方式。

 

第九章 合同争议解决

第四十一条 发生争议,应协商解决。经协商达成一致需变更或解除合同的,应依本制度第八章规定办理。

第四十二条  经协商无法达成一致的或对方已提起诉讼或申请仲裁的,承办单位应当将该事项提交法律事务部处理,法律事务部根据实际情况建议采用诉讼或仲裁方式解决。

 

第十章 合同档案管理

第四十三条  承办单位应当将合同订立、履行、变更、解除、争议处理过程中的相关文件,包括但不限于合同、补充合同、审查及批准文件、可行性研究报告、备忘录、谈判纪要、意向书、框架协议、双方往来信函、传真复印件、介绍信、通知、送达回执、诉讼文书、裁判文书及其他相关文件统一整理、编号、装订、存档备查。

第四十四条 行政管理部应当对其备案的合同及相关文件分类存档管理。

第四十五条  合同归档时间及其他档案管理事项按《中华人民共和国档案法》及公司档案管理制度办理。

 

第十一章   合同的监督

第四十六条  法律事务部负责监督公司机关部门、分公司、全资子公司的合同签订、履行情况。审计监察部负责监督承办单位在合同签订、履行过程中是否违章违纪。

第四十七条  法律事务部应当每半年对公司合同签订、履行情况进行检查、汇总,对公司合同履行过程中存在的问题提出整改意见,并向公司提交书面报告。

 

第十二章 供应商、客户及经销商管理

第四十八条 营销管理部、物资供应部负责制订公司供应商、客户和经销商信用评估标准,每年组织开展公司主要原料、设备采购的供应商以及主要产品销售的客户和经销商信用评估和等级评定工作。建立并持续优化公司的供应商、客户及经销商信息档案库。

第四十九条 各合同承办单位具体负责建立本单位的供应商、客户和经销商信息档案库,明确供应商、客户和经销商的基本情况、资质、主营业务、业务性质、年度与公司的交易金额、付款或收款履约情况、是否与承办单位或公司主要负责人存在关联关系等。

 

第十三章 法律责任

第五十条  合同承办单位和直接负责人以及相关人员有本条所列行为的,由法律事务部提出纠正意见,并应向公司相关领导汇报。

相关责任人自接到法律事务部纠正意见后应立即改正。在法律事务部规定的纠正期限内没有改正的,或者因该行为给公司造成损失或不良影响的,扣发本年度奖金;给公司造成严重损失的,应承担赔偿责任并视情况解除劳动合同;构成犯罪的,移送司法机关处置。

(一)未经授权私自以公司名义签订合同的;

(二)超越授权或超越权限签订合同的,或者违反授权规定再次将授权权限委托他人签订合同的;

(三)签订的合同违反法律、法规、规章及社会公共道德和公序良俗的;

(四)违反合同的约定内容进行结算、付款的;

(五)按照本制度的要求,应当送审而未送审的,或者应当配合监督而未配合的;

(六)利用签订合同的机会向合同相对方索取贿赂,或者接受相对方财物等为合同相对方谋取私利的;

(七)故意不履行合同、拖延履行合同等违约行为,导致公司被追究违约责任的;

(八)签订合同时严重失职,未尽合理注意义务导致公司财产被骗或者损失的,以及其他严重损害公司利益的行为;

(九)违反公司相关规章制度和本制度的规定的其它行为。

第五十一条  合同审查和监督部门的相关人员和负责人必须严格执行本制度规定,积极、认真、严格履行各项职责。凡因徇私舞弊、以权谋私、滥用职权、工作不负责任、泄露公司秘密,给公司造成损失的,应当承担赔偿责任。对造成重大经济损失且涉嫌犯罪的相关责任人移交司法机关处理。

 

第十四章   附 则

第五十二条  本制度由公司办公会批准和修订。

第五十三条 本制度由法律事务部负责解释。

第五十四条  本制度自批准之日起施行。